Va osservato che un dataset, una banca dati o un censimento informatico –quando stabilmente detenuto e utilizzato dalla P.A.– costituisce documento amministrativo accessibile ai sensi dell’art. 22 L. 241/1990, salvo i limiti derivanti dalla sicurezza, riservatezza o segreti industriali.

L’art. 1 comma 2 della Direttiva 96/9/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 1996, relativa alla tutela giuridica delle banche di dati precisa che “Ai fini della presente direttiva per «banca di dati» si intende una raccolta di opere, dati o altri elementi indipendenti sistematicamente o metodicamente disposti ed individualmente accessibili grazie a mezzi elettronici o in altro modo.”

Una raccolta dati come un censimento diventa “documento amministrativo” nel momento in cui i dati raccolti assumono una forma rappresentativa stabile (tabelle, database, mappe, relazioni) e vengono detenuti dalla P.A. per fini istituzionali.

Va anche evidenziato che l’art. 22, comma 1, lett. d) della legge 241/1990 qualifica il documento amministrativo come “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o comunque materiale del contenuto di atti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione (…)” e non vi è, pertanto, ragione alcuna per cui un database informatico non debba rientrare a pieno titolo in questa definizione.

Su analoga questione, la giurisprudenza ha avuto modo di chiarire recentemente che “i dati raccolti in una banca dati non sono esclusi dall'ambito di applicazione del diritto di accesso, trattandosi semplicemente di una modalità di archiviazione ed organizzazione dei dati che ha sostituito gli archivi cartacei, a fronte dei quali non si è mai dubitato della possibilità di chiedere l'accesso tramite estrazione del documento dall'archivio.

Deve dunque concludersi che i dati archiviati in una banca dati, ovvero i dati già ottenuti dall'elaborazione degli stessi da parte dell'amministrazione, costituiscono documento amministrativo accessibile, in quanto detenuti dall'amministrazione nell'ambito della propria attività. Infatti la circostanza che determinati atti, invece che riprodotti su di un supporto materiale, siano digitalizzati ed organizzati attraverso un software - venendo a costituire una banca dati - è compatibile con la descritta formula di documento amministrativo dettata dall'art. 22 L. n. 241 del 1990.” (T.A.R. Campania Salerno, Sez. I, Sent., 25/07/2025, n. 5604.)

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